酒店行业U8HR解决方案
来源:   发表时间:2016-06-04

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1.酒店行业简介

随着旅游行业的快速发展,酒店行业进入快速发展的周期,企业集团化程度加强,酒店行业集中度提高。据中国产业研究报告网发布的《2014-2019年中国宾馆酒店行业分析及投资机遇研究报告》指出,目前全球各类连锁酒店所占的比重分别为:豪华型5%,高档30%,中档37%,经济型20%,适用型8%。中高档酒店目前占据酒店行业主要市场。截至目前,全国住宿餐饮企业近330万家,年营业收入超过2万亿。 全球惟一七星级酒店迪拜帆船酒店的Jumeirah集团进军中国市??;酒店业将引进六星级酒店行业标准;全球酒店业中心开始从欧美向我国转移;互联网将是酒店业惟一增长渠道。酒店集团化的趋势明显,国内旅游业的蓬勃发展给企业带来新的市场,国内酒店餐饮业连续18年保持两位数增长,会展与酒店业互动发展,给酒店行业带来新机遇。

随着酒店行业和IT技术的不断发展,酒店业越来越呈现以下趋势:

1、个性化服务将日益明显

 新技术的应用让酒店能够更大程度地关注酒店的每一个客人,酒店可以记录客人的个人生活习惯和历史入住房间,更好地迎合客人的个人喜好。随着酒店市场从细分化逐渐转变为个性化,社交媒体技术让酒店服务人员能够更好地管理和追踪客户体验。酒店可以提前获知客人的个人喜好并提供符合他们个人需求对应的酒店服务。

2、酒店经营正在准备迎接O2O时代的到来 

由于智能设备和移动社交工具的使用,酒店传统的营销和经营方式发生了巨大变化,酒店与酒店客人通过智能设备和社交工具相互联系沟通和预约订房。在客人离店后,酒店仍可与客人保持沟通,推送关怀和优惠信息,增加客人与酒店的黏性。

3、 IT架构趋于集成化和云技术化

随着连锁酒店的发展,一个聚合的酒店信息平台可以让酒店集团更好地进行酒店客房管理。通常,酒店收益管理是基于历史数据和当前数据的。某一特定时刻,酒店剩余房间的数量决定了酒店客房的价值。一个聚合平台让酒店及酒店集团在客房服务、设备维护以及客户服务方面都更加智能化。

2.酒店行业人力资源管理状况

2.1.酒店行业企业管理状况

企业内部员工管理需求不断提升,如何能更好地提升对企业员工的管理,规避企业管理的风险已经成为已成为酒店餐饮行业的重要需求。酒店餐饮企业的员工流动性强,员工的转岗和换岗以及晋升等成为一种常发业务,酒店急需对企业内部组织和员工进行有效的管理。

随着最近几年全社会提倡勤俭倡廉的风气的形成,酒店的生产效益也受到了一定的影响,尤其是中高端以及豪华酒店。成本的压力就更加凸显,使得需要有效的进行精细化管理,提升关键员工的素质能力,更加有效的员工绩效与激励以提升企业管理效率。

互联网营销给酒店行业带来了一种新的营销模式。目前很多酒店都希望通过互联网获取更多的客户商机,吸引更多的客户,这需要具有酒店业管理经验和互联网营销经验的符合人才。

2.2.人力资源管理困局

2.2.1.员工招聘与培育的困局

    随着我国劳动力人口的逐步减少,酒店业员工的招聘和培养越来越成为突出的问题:由于酒店业属于人对人的服务行业,酒店业务增长与人员投入有着高正相关的关系,因此酒店的发展离不开大量专业人才和基层服务人员的加入,而适龄劳动人口的不断减少使酒店业的发展面临着人才?;?,如何更加精准的招聘所需员工,如何培育和保留在职员工,成为酒店业面临的重要问题。

2.2.2.复杂考勤下的人工成本困局

    最近几年社会上提倡勤俭倡廉的风气逐渐形成,酒店业收益越来越面临严峻的考验,在此市场环境下,酒店成本控制愈加显得重要。而作为酒店业主要经营成本之一的人工成本,在全社会人工成本上升的同时,如何在保持有竞争力的薪酬前提下,更为精准和有效的管理,成为人力资源管理的重中之重。而考勤管理作为承接人工成本管理的工具,在多班次排班管理、旺季加班管理、淡季调休管理、假期管理等领域有着对人工成本的重要影响。

2.2.3.大量服务人员的工作协同困局

    酒店业作为24小时运行的客房、餐饮、娱乐多服务并行的服务行业,考勤班次复杂而多样,提供的每类服务都要有对应的多个班次。同时由于服务人员是直接面向客户服务,缺少相对应的办公设备,加上上班时间不同,因此酒店内部的工作协同与信息发布管理困难重重,经常因为通知不到位和沟通不畅发生工作失误,产生客户投诉。

2.2.4.以客户满意度为导向的绩效管理困局

    随着酒店业的高速发展,行业竞争日渐加剧,除酒店的硬件条件外,酒店服务满意度成为竞争优势的关键因素。而酒店服务满意度的考评还停留在传统客房内纸质留言薄和投诉记录上,由部门负责人进行评价。服务质量和服务满意度均无法实现有效的评估,员工绩效也很难客观的呈现出来。

2.2.5.淡旺季交替下的员工劳动纠纷风险困局

    酒店行业尤其是风景区附近的酒店,存在明显的淡旺季。旺季时节,将存在大量的加班现象,而在淡季,为了降低人工成本,常常采取旺季加班进行调休的考勤管理方式。而劳动相关法规严格限定了加班时间和员工的相关权益,在旺季由于业务繁忙、工作需要很容易带来劳动纠纷的隐患;同时餐饮后厨、工程维修、安全保卫等部门由于其工作性质也很容易出现工伤事件,容易引发工伤纠纷。

3.酒店行业人力资源管理的需求分析

3.1.信息共享,消除人力资源部门内部的“信息孤岛” 

企业人力资源的薪资、考勤、绩效考核等各个职能工作的开展,都要以酒店里的“人”为对象,由于人事、薪酬、考勤等不同岗位分工的存在,使得人员的大量人事信息和业务资料存在重复录入、处理等情况,通过人事信息共享,权限划分,则可消除不同岗位之间的信息孤岛,使得薪资计算与考勤数据、考核成绩数据来源等问题协同起来,自动进行数据引用和计算,减少工作量、降低出错风险,极大提高工作效率。

3.2.快速准确的考勤班次管理和月考勤统计

酒店内部多部门多班次的现状,要求酒店对班次管理的灵活性有着异乎寻常的迫切需求:需要针对前厅部、餐厅部、客房部、康乐会议部、安全保卫部、工程部等多个部门的不同班次进行精细的排班管理、实时的调班管理、多种休息日方案协同管理;同时在进行月考勤统计工作时,需要对比考勤刷卡、排班情况、排班变动情况、请假情况、加班情况、调休情况等多个数据来源,具有数据量大、重复劳动、容易出错特点,采用信息技术的自动考勤统计,自动保存和抓取数据进行管理和比对,使整个管理流程快速、准确,为薪资计算提供及时、准确的依据,并严控人工成本漏洞。

3.3.实时高效的业务协同

24小时营业的多班次考勤、部门间上班时间差异、酒店业基层员工不具备电脑等办公设备的情况,要求酒店具备一套跨时间、跨地点、普及率高的协同工具,实现日常的业务查询和办理、通知发布和反馈、工作协作和沟通。而手机的普及和网速的提升为酒店业建立这样的协同工具提供了硬件基础。

3.4.全员参与的绩效管理和提升

酒店行业以客户满意度为导向的绩效管理要求酒店能建立起一套以客户反馈和内部评价一体的绩效考核体系,一方面要依靠各级负责人对员工日常工作的掌握和评价,另一方面也是最重要的方面是采集客户满意度数据作为员工考核的依据。这就需要利用信息手段将员工工作量信息、客户的评价、投诉等信息整合,并通过计算规则测算出客户对员工服务的总体绩效情况,真实反应绩效水平,在酒店内部营造公平公正的管理氛围。

3.5.有效应对劳动合同法的实施

《劳动合同法》的实施,对酒店行业的人力资源管理产生深远影响。首先,酒店的劳动合同管理需要遵循国家的劳动人事政策,由于合同涉及人员数量众多,类别多样,入离职频繁导致合同签订和终止业务频繁,很容易就出现应签未签、续签延迟等情况,给企业经营带来风险,信息系统中所提供的合同到期预警可以及时的自动提醒人力资源部门人员,避免这一风险的发生。其次,考勤、薪资等信息的详细记录,为企业解决劳动争议等问题提供证据。

4.U8 HR 解决方案

4.1.整体业务流程

4.2.功能规划部署

    U8HR产品为C/S B/S结构,人力资源部门在C/S端使用,员工及直线经理则通过B/S端登录使用。B/S应用包括员工时间管理(如请假、出差、休假的提交及经理的审批);人事异动(人如员试用期到期、轮岗、晋升、降职);员工查询自己的合同、薪资、出勤、福利等信息;经理查询部门岗位、编制等信息;绩效考核。总体功能??榧捌湓?span class="swo">U8中的位置如下图:


4.3.业务解决方案

4.3.1.人事信息管理

4.3.1.1.业务流程图

4.3.1.2.业务功能

1)   单位、部门、岗位体系、职务体系的标准化管理

2)   应对人员风险的关键岗位继任人管理

3)   部门以及岗位的人员编制管理

4)   各岗位任职人员浏览

5)   企业员工信息档案的增删改查,满足新劳动法第七条所要求的建立员工名册档案的要求

6)   人员信息集和各信息集中的信息项的自定义功能,覆盖所需要管理的全部信息,在劳动合同签订和解除中所涉及到一系列人事信息判定依据,均可在此进行管理

7)   管理人员范围按人员类别划分可管理需签订劳动合同的全日制企业员工,也可管理可不与企业签订书面劳动合同的劳务派遣人员、非全日制用工人员

8)   员工照片批量导入功能

9)   二代身份证信息自动扫描进入功能

10)  人员报到定岗以及人事变动处理

4.3.1.3.软件体验

l  部门信息的维护和查询

l  编制信息的维护和查询

l  岗位信息的维护和查询

l  员工报到管理

对确定录用的员工,使用报到功能进行人员的报到记录和岗位分配,这是人员管理的起点。使用招聘管理??榈穆加霉δ芎?,可引用招聘??橹械娜嗽甭加眯畔⒗唇斜ǖ讲僮?/a>

l  员工信息的维护和查询

l  人事变动的维护和查询

l  继任人选的维护和查询

l  任职情况查询

l  日常报表统计分析

通过“人事管理”???,搭建酒店行业的组织架构、理顺岗位体系,完成“定岗、定员、定编”三定工作,建立企业人员信息档案,管理员工在企业的内部异动等。

4.3.2.劳动合同管理

4.3.2.1.业务流程图

4.3.2.2.业务功能

1)   劳动合同类型及合同内容可定制,系统预制的固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同、任务型劳动合同、劳务派遣合同、非全日制劳动合同,可修改。

2)   员工劳动合同签订、变更、解除、终止的事务处理记录

3)   给部门负责人、其他人员发送通知,通知模版可定制。

4)   利用平台预警工具,进行新入职待签合同预警(入职一月以内未签约人员)、劳动合同到期自动预警提示,并可根据需要,进行员工生日、培训证书到期等各类预警的自行定制。

5)   按照新劳动法要求的劳动合同签订期限与试用期确定,以及按新劳动法的自动控制提示

6)   劳动合同文本附件的管理

7)   劳动争议的记录管理

8)   按新劳动法设定的企业解除合同的补偿金计算和控制

9)   按新劳动法员工解除合同的赔偿金的计算和控制

10)  劳动合同管理相关的统计分析报表

 

4.3.2.3.软件体验

合同类型设置、补偿金、赔偿金公式定义

 

初签、续签、终止、解除等合同日常业务处理

 

合同预警

相关人员收到邮件提醒

 

人力资源部通知相关人员

劳动法律合规控制

劳动合同报表

酒店行业的人力资源流动性强,管理难度大。通过“劳动合同管理”???,处理劳动合同业务;把劳动法的刚性规定融入系统,降低酒店行业人力资源管理人员的学习成本;合同到期、新入职人员合同签订等各类预警、提醒,让人力资源管理者在合同事务处理中始终处于主动地位,降低企业“违法成本”;合同条款、薪资信息、出勤记录等原始信息完整记录,帮助企业在出现劳动纠纷时化被动为主动。

4.3.3.人事风险管控

4.3.3.1.业务流程图

4.3.3.2.业务功能

1)   劳动合同类型及合同内容可定制,系统预制的固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同、任务型劳动合同、劳务派遣合同、非全日制劳动合同,可修改。

2)   员工劳动合同签订、变更、解除、终止的事务处理记录

3)   给部门负责人、其他人员发送通知,通知模版可定制。

4)   利用平台预警工具,进行新入职待签合同预警(入职一月以内未签约人员)、劳动合同到期自动预警提示,并可根据需要,进行员工生日、培训证书到期等各类预警的自行定制。

5)   按照新劳动法要求的劳动合同签订期限与试用期确定,以及按新劳动法的自动控制提示

6)   劳动合同文本附件的管理

7)   劳动争议的记录管理

8)   按新劳动法设定的企业解除合同的补偿金计算和控制

9)   按新劳动法员工解除合同的赔偿金的计算和控制

10)  劳动合同管理相关的统计分析报表

 

4.3.3.3.软件体验

与人事预警紧密结合,自动推送相关法律法规相关内容。

 

最新解读提供给企业HR每日最新的劳动法规相关新闻,重点的案件分析和法规解读,以及劳动法的知识问答。

 

    实务指南由顶尖律师事务所独家撰写,广泛涵盖劳动法领域诸如招聘、劳动合同、薪酬和福利、社保、工作时间和休假制度、劳动?;?、工会和集体协商、劳动争议处理、境外人士在华就业等主要方面详细的法规评述、精准的要点解析和丰富的实务操作建议。

 

    实用工具包括四个智能图表,通过对比工具的应用,可以轻松获得全国多个城市最新劳动法规及最低工资、工伤待遇、住房公积金等最新数据,便于企业进行多地人力资源合规管理。

4.3.4.员工薪资管理

4.3.4.1.业务流程图

4.3.4.2.业务功能

1)   将企业的薪资政策转成薪资标准在软件中固化

2)   按不同人员类别,根据人事变动情况定薪调级,形成员工固定薪酬部分的薪资档案

3)   按不同发放对象、不同发放周期建立薪资类别

4)   每个薪资类别中确定薪资项目和薪资取数方式(与人事信息、考勤休假、绩效考核结果等等的关联关系)

5)   与薪资计算有关的外部数据可通过接口导入到薪资系统中,参与薪资计算

6)   如核算计算工资,则可从计件工资??橹苯佣寥≡惫ぜ萍ぷ适?/a>

7)   自动按确定规则进行薪资计算和个人所得税的计算

8)   支持现金发放的薪资分钱和银行发放

9)   支持月内多次发放工资

10)  提供薪资成本分摊

11)  提供各类薪资统计分析报表

12)  薪资项目可进行部门权限控制,以实现薪资业务流程的并行处理

4.3.4.3.软件体验

l  薪资标准管理

l  薪资调整

建立企业全部人员的与固定薪资部分相关的薪资档案,并通过内部政策文件规定调整各类人员薪资,如工资级别、档次、其它各类相关项目数额等等,并可通过试算、审核来进行管理控制

l  分类别薪资处理

根据薪资发放的周期时间次数以及发放对象的不同,而分别建立薪资类别来处理各自的薪资项目类型和计算规则,

l  薪资计算发放

按设置公式进行薪资的计算,可实现银行代发以及现金发放。

l  工资条套打、连打及短信、邮件通知

l  所得税申报

l  薪资费用分摊及凭证

l  数据接口

外部与薪资计算有关的数据可通过接口导入到薪资系统中参与薪资计算

l  薪资报表

提供各种类型所需的薪资报表供使用,

l  协同薪资处理

可通过系统的权限控制机制,实现薪资计算的各个数据源的并行薪资处理方式,改变各数据源均提交数据给薪资主管而导致薪资主管处成为管理瓶颈。并行协同处理则可分解工作量,并提高工作效率和分清工作职责。

权限控制可做记录级,字段级,部门级,员工级均可;

酒店行业多属于服务型行业,从业人员多,而且良莠不齐。通过“薪资管理??椤?,酒店行业可将企业的薪资制度通过薪资标准固化在系统中,保证政策的执行;根据公司薪资制度,建立起不同层级人员、不同类型员工的薪资类别,并将固定薪资、提成薪资、奖金部分分别与人事等信息关联起来,实现自动计算员工工资、计税等。 同时,使用报表工具及系统预制的各维度分析表,可对企业人工成本进行不同时段、维度等的统计分析。

4.3.5.保险福利管理

4.3.5.1.业务流程图

4.3.5.2.业务功能

1)   福利类别、福利的缴费基数、缴费比例,福利费用的分摊规则等可设置

2)   新员工福利开户(缴费基数、比例确定),福利账户的销户、封存、启封、转出;根据工资数据计算员工/单位的缴费基数

3)   生成每月的缴费数据;处理保险福利的补缴情况

4)   根据设置的费用分摊规则,生成费用一览表,填写福利费用的凭证并传递给总账系统

5)   查看福利业务填写的凭证,冲销、删除凭证,联查凭证的原始单据

4.3.5.3.软件体验

l  福利业务类别设置

l  分摊类型设置

l  福利档案

l  福利缴交

l  费用分摊与凭证

通过“福利管理”???,管理起酒店行业的四险一金(基本养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险、住房公积金)等国家或地方政府规定的法定福利,也可以管理如补充养老保险、补充医疗保险等企业福利。 并将费用进行分摊、制作凭证传递到总账。

4.3.6.考勤休假管理

4.3.6.1.业务流程图

4.3.6.2.业务功能

1)   支持标准工时、综合工时两种考勤模式

2)   定义企业的考勤类别,包括班次(如早班、中班、夜班),以及各个班次的班段,请假种类(如事假、病假、年假、工休、婚假、丧假、谈情假等)、加班种类(如工作日加班、休息日加班、节假日加班等)、出差种类(本地出差、外此出差等)

3)   系统预制了公休日及法定节假日,企业可根据生产周期、节奏调整

4)   企业对员工是否参加考勤可配置,并把具有相同考勤规则的人员放入一组

5)   对不同班组、班次的人员进行排班

6)   处理加班、请假、出差、调休等日常业务

7)   根据刷卡数据及加班、请假、出差、调休等情况,计算员工日出勤记录

8)   根据日出勤记录,计算员工月出勤记录

9)   对于综合工时制的员工,按照新劳动合同法的要求,加班超时给予预警提醒

10)  管理员工调休、年假,并可与加班、工资关联结算

11)  员工连续旷工、迟到,给相关管理人员发送通知

4.3.6.3.软件体验

考勤类别设置

休息日方案设置

班次设置

排班 

加班登记

假期管理

考勤日结果处理

考勤月结果

 

通过考勤管理???,酒店行业可以对行政管理人员排常白班,生产人员轮班;预制11种假别,并区分有薪及无薪;定义不同的加班种类及薪资发放系数或补休规则;签到打卡制度固化到系统中;迟到折算的计算交由系统完成;最后核算出员工日出勤、月出勤情况并可由薪资取数,作为薪资发放的依据。对于员工一次或多次旷工的情况,系统自动给管理人员发送邮件,以便发现问题,及时处理。

4.3.7.绩效管理

4.3.7.1.业务流程图

4.3.7.2.业务功能

1)   全面支持KPI考核、BSC考核、360度考核、量化考核、目标管理等主流绩效管理模式。

2)   支持KPI预置和目标分解、目标承诺方式自行设置的考核指标生成模式。

3)   支持上上级、上级、本人、同事、下级多种考核维度,并根据职位关系自动生成考核人列表。

4)   支持各类考核人评分时对他人评分的权限设置,精细控制查看授权。

5)   支持按月、按季度、按半年、按年以及不定期等多种考核周期。

6)   支持按标准评分、按分值评分、评分分值控制等多种评分方式。

7)   支持考核人通过互联网远程进行绩效评分。

8)   提供量化考核指标的量化标准自定义取值和得分自动计算公式的定制。

9)   支持关键事件参与绩效考核得分计算过程,

10)  提供考核结果强制分布,强制分布规则可由企业根据管理需要自定义。

11)  支持结果确认、结果发布等考核得分确认和发布的自定义流程。

12)  支持绩效申诉、绩效面谈、结果反馈、结果变更等绩效改进功能。

13)  支持其他业务??橐眉ㄐЫ峁屑ㄐЫ苯鸷怂愫腿耸碌鞫跫秆〉纫滴?。

4.3.7.3.软件体验

    设定绩效考核计划

评分查看权限,精确控制评分过程中的他人打分查询。

 

公式设置,定量考核指标分数可由预先设定的公式自动取数计算得出。

 

量表分配,设定被考评人与考评人、与目标分解人、目标承诺人、结果确认人的对应关系。

 

绩效评价,对自己负责的被评价人进行绩效评分。

 

绩效评价界面。

 

关键事件的记录和维护,该分值可以影响到个人绩效的总评分。

进程查看可以查看任一考核计划中各个被考核人考核的进度。

 

    通过上级评价、工作关键事件记录、定量考核的组合考核方式,可以实现针对餐厅部门、客房部门、前厅部门等业务部门和后勤部门各类人员的对应考核方案,真实反映酒店服务绩效水平,并有效的分析出各个部门工作中存在的缺陷和不足,为酒店改善管理能力,提高服务水平提供数据支持。

4.3.8.员工自助服务

4.3.8.1.业务功能

1)   查询自己的个人信息

2)   查询内部员工联系信息

3)   发起请假、出差、签卡、加班等考勤申请

4)   查询个人考勤结果信息

5)   查询个人各月薪资发放信息

6)   查询个人合同协议信息

4.3.8.2.软件体验

查询自己的个人信息,并对授权个人修改的信息进行及时的维护修改

查询内部员工联系信息

发起请假申请

查询考勤月结果信息

查询考勤日结果信息

查询个人各个月的薪资发放信息

查询个人合同协议信息

 

4.3.9.经理自助服务

4.3.9.1.业务功能

1)   查询组织情况、职位设置及汇报关系。

2)   查询所属员工的授权范围内的人员信息。

3)   发起、审批、查询所属员工的转正、调动、离职及其其他自定义人事业务。

4)   发起、审批、查询所属员工请假、签卡、出差业务。

5)   查阅所属员工的劳动合同信息。

6)   查看各类授权范围内的报表信息。

4.3.9.2.软件体验

查询组织情况,岗位设置,职位汇报关系等

查询下属员工的人员档案资料

发起或审批人事业务

发起、审批、查询所属员工请假、签卡、出差业务

查询下属员工的劳动合同信息

查看各类授权范围的报表信息

 

4.3.10.移动考勤与微信移动自助

4.3.10.1.业务功能

微信移动自助

1)   可向全体员工或部分员工发送通知公告消息。

2)   支持自动回复员工在线咨询问题。

3)   支持员工自助查询个人权限范围内的档案资料。

4)   支持生成包含二维码的电子名片。

5)   支持员工查询自己的当月和历史的工资条和汇总薪资。

6)   支持员工查询自己的月考勤汇总、日考勤结果和打卡数据资料。

移动考勤

1)   支持摇一摇自动刷新定位和时间并考勤打卡。

2)   自动判定考勤位置是否为合法位置,非合法位置自动启用工作流。

3)   可查询月考勤、请假、出差等假勤信息。

4)   支持地图查看考勤位置。

5)   提供请假、出差、签卡等常见考勤申请和补考勤业务操作;

6)   支持移动端审批和查询各类考勤申请;

7)   支持各层经理以地图方式,通过人员、显示范围、时间等维度复合查询权限范围内员工的多天打卡位置信息。

 

4.3.10.2.软件体验

移动打卡并查询考勤情况。

 

 

    请假、出差、签卡等申请和审批

 

    查询员工打卡位置和考勤情况

 

5.客户应用价值分析

通过HR信息系统的建设上线,将对原有的HR管理模式和工作习惯带来巨大的变化,通过这一流程优化的信息化改进措施的实施,将带来诸多方面的应用价值。

5.1信息集中,耳聪目明

u  在战略层面,可以帮助企业管理决策层快速获得运作管理相关的HR信息,支持动态实时的快速市场反应和决策,提高决策的快速性和科学性

u  各级管理者可以再不依赖HR部门提供信息,从而摆脱被动信息获得格局,可以根据自己的时间安排,随时方便的在授权范围查询企业人事信息和进行相关的分析研究

u  通过信息系统刚性特点推动企业范围内的管理标准化和流程优化工作的进一步深化和完善,比如标准岗位,任职资格,岗位要求,薪资项目,培训课程,合同签订等等??梢院苋菀椎赝ü畔⑾低撤⑾秩甭┲筒蛔阒?,从而极大的减轻了原来工作检查的监督成本。

u  在标准化工作的基础上,HR信息的统计不仅在信息的可靠性和科学性上得到进一步的提高,而且整个信息获得的流程将是直接从共享集中的数据库中获得。

5.2业务效率,大幅提升

u  薪资计算和发放的各项内容将采用信息技术自动替代的方式来完成,所有薪资项目以及薪资相关计算公式均可以在系统中进行设置,系统自动完成烦琐和复杂的计算工作。

u  薪资计算涉及到的各方面数据内容,比如人事信息,日常福利,考勤,考核,保险等,均可以实现在信息系统中落实相应权责后并行开展工作,而不需要像原来的方式下只能串行进行(比如,劳资部门需要等候考勤数据的获得,需要等候考核数据的获得)

u  数据统计工作,在设置完成统计方式后,由系统自动进行数据统计,不仅数据的准确性得到提高,而且极大地减轻的劳资人员的工作负担。在手工统计的情况下,为了保证数据的准确性,常常需要花费大量的时间来进行数据的核对检查等等,而系统的自动统计,则完全可以放心结果的可靠性。

5.3促进公平,和谐企业

东方文化环境更加重视企业人事政策执行的公平性,所谓“不患贫患不公”。

u 是否公平的认识的形成受控于人事业务过程的可信以及信息的交流

u 信息系统本身所具备的刚性提供着过程可信的证实,一旦信息系统中的规则确定,就会按照确定的规则来准确无误的执行,不用担心过程会存在着多样化的结果,比如薪资计算,只有规则无误,结果就准确,不用担心和怀疑

u 信息系统的应用,将在网络环境中将使更多的人员介入到人力资源管理流程中来,这也从另外一个方面提升着过程的透明和公正的认知。

5.4角色转变,深化服务

在实现烦琐的事务工作的信息化替代之后,各级人事劳资人员将实现HR角色的转变。

u 可以在信息系统中进行人事信息的分析研究,通过系统进一步了解员工情况,做到深度“知己”

u 在“知己”的基础上,可以在员工思想工作,员工动态和满意,教育和培训等柔性的工作上多花时间,进一步提高团队战斗能力

u 在“知己”的基础上,可以为各级领导进行相关人事管理决策提供更多有价值的咨询建议,做高层领导的有力助手。

5.5规范管理,控制风险

u 在刚性的信息系统中形成刚性的规则,提高人事管理过程的透明度和可信性,倡导以数据和事实为依据之上的决策

u 从企业层次上进行岗位职责,薪资政策上的统一和规范化,形成正式的人事信息沟通管道,避免小道消息传播所带来的不利影响。

u 人事任免是企业管理上的一个敏感事项,也是容易产生是否和领导头疼的地方,通过系统的建设,信息的完整集中和共享,这一过程的决策科学性和规范性将通过信息系统的应用而得到改善和控制。

5.6成本结构,优化配置

u 在原来的人事劳资管理模式下,HR管理服务的提供的成本结构上主要是HR人员的人工投入,通过本系统的上线运行,这一成本结构将得到极大的优化和改进

u 原有模式下,人事人员需要进行人事数据的建立和维护,劳资人员也需要进行人事数据的建立和维护,同时带来大量的数据核对检查工作量,领导的一个HR数据获取需求,导致着一轮轮数据的更新统计,也就是存在着大量的信息孤岛,导致了大量的人工成本投入,而在建立的新的集中共享数据库条件下,数据的维护只需要在一个点完成就行,从而相关信息维护成本得到极大的改善。

? 在新的模式下,将信息系统引入到了HR管理的成本结构之中,信息系统的刚性不仅提升了新的HR系统的风险防范能力,而且也进行了成本结构的优化,因为信息技术的应用价值是永久和长远的,相关的成本投入是需要进行很多年的分摊来进行投入和产出的计算衡量。

 

6.U8 HR关键应用特色

6.1.集成应用的U8 HR

用友U8-HR 系统作为U8-ERP的一个重要组成部分,可以单独使用,也可以与其它系统(如财务系统、客户关系管理系统、供应链系统、生产制造系统)一起组合使用,实现系统之间的数据信息的无缝结合,极大的提高了工作效率和工作质量。比如薪酬福利数据自动传送财务凭证到总帐系统中、生产数据自动传送到计件工资??椴斡牍ぷ始扑?、财务数据自动传送到绩效考核系统中进行定量质量考核评价等等;

6.2.职能协同的U8 HR

人力资源各个管理职能(如人事任免、合同管理、薪资福利、考勤管理、考核管理、招聘管理、培训管理)之间,可以进行信息共享应用,消除了内部的信息孤岛,避免了涉及人事信息的内部频繁对帐现象。另外,通过员工自助和经理自助,可以将企业领导、普通员工均拉入人力资源管理流程中,不仅提高了员工参与意识,提高了信息消费的主动性和及时性,也进一步优化了内部管理流程,减少了人力资源服务的提供成本。

6.3.方便灵活的U8 HR

系统中所提供的配置应变功能极为强大。所有的人事信息库结构均可进行用户自定义,如员工入职登记表、应聘登记表等,以保证在信息管理范围上符合客户的管理需要;对于系统中各类信息的查询统计方式均可用户自定义格式和统计要求,符合用户管理实际的需要;对于企业HR管理的不同管理模式,均可通过人员类别的定义,薪资类别的定义等来分类处理满足实际需要等等。

6.4.长期发展的U8 HR

企业的人力资源管理具有其不同于财务管理的重要特征,受其企业发展战略控制的特点使得信息化的应用模式上存在着各类不同的展现方式,在不同的社会发展时期,以及企业的不同发展阶段均具有着不同的人力资源管理机制,也就是说,人力资源管理的信息化需求是发展变化的,用友U8-HR 的长期发展策略保证着客户的这一持续发展的需求能够得到始终的满足,最大限度地?;ち丝突У那捌谕蹲实募壑?。

7.U8 HR产品的技术特性

7.1.可扩展性

l  产品应用:产品在各功能点中都提供了产品扩展解决方案,利用这些扩展解决方案,U8产品可以成功的集成各种不同的行业插件。

l  报表:用户可以在报表平台自由定义个性化的报表,对每一个报表可以进行不同角度的扩展延伸展现,对于每一个视角都可以自定义功能扩展。这一切都充分体现了报表平台的高扩展性。

UAPUAP产品即使U8的产品平台,也是U8产品扩展的核心支持平台,通过UAP平台提供的业务建模、个性化定义工具使U8产品在产品的扩展能力大大提高;

l  门户:U8门户能在业务导航视图中集成通过UAP设计的自定义表单、档案和列表,能集成通过U8平台设计的报表。

 

7.2.二次开发支持

l  报表:报表平台提供了自定义数据源接口、自定义过滤条件接口、自定义功能扩展接口,方便使用者在此基础上进行二次开发。

UAPU8表单框架设计时提供了行为对象的注册功能,U8表单框架的核心运行时提供行为对象的管理功能,包括实例化和调用;U8UI表单框架提供了开发一个行为对象的标准接口,利用Visual Studio2012提供的接口实现功能,可以方便快捷地得到行为对象的程序结构,从而保证了所有行为对象程序代码的标准化;同时,UAP表单框架提供了大量对外暴露的方法,供开发人员调用。

l  门户:U8门户支持集成二次开发视图,在视图中组织二次开发应用,通过场景设计器把这些视图组织到门户场景中。

l  登录:U8登录通过提供身份认证,加密组件,门户提供的插件机制,支持二次开发人员自行开发???,并实现与 U8产品无缝挂接。

7.3.高安全性

目前用友U8的应用安全策略和实践包括:用户身份和密码管理;子系统和用户特权管理;数据、功能等权限管理;安全日志等。

密码安全级别的计算公式如下:

l  用n表示有效字符长度,m表示输入密码的总长度, 用R的值所在范围表示安全级别。

l  算法公式:R=log2(n^m)

n的计算方法:

输入密码包含的字符

有效位数(n

数字(0-9)

10

字母不区分大小写(a-z or A-Z

26

字母区分大小写(a-z and A-Z

52

包含数字和区分大小写的字母(a-z, A-Z , 0-9

62

包含数字、标点符号和区分大小写的字母(a-z, A-Z, 0-9 and 标点符号)

93

 结果:

级别

R

 <=32

中低

 <=64

 <=128

  >128

 

而双因素认证系统(我拥有、我知道)则要求用户在登录之前必须具有物理的令牌卡,同时必须知道自己的PIN 码(个人认证码,用于激活令牌卡),区别于简单的静态口令,使用者的口令由手持令牌卡(Token)动态生成,此口令是无法被猜中、分享、破解的,丢失的密码或再次使用都会被禁止,大大减少了无认证连接的风险。双因素认证系统并不要求用户记忆一个新的口令,结束了以往围绕静态密码认证展开的IT 系统管理员需定期更改密码的烦琐工作。这不仅大大节省了系统管理员的时间,降低了企业的管理费用,也极大地强化了身份认证系统的安全。

在网络传输上,使用工业标准的加密技术对传输数据进行加密。使用非对称加密算法(RSA)、对称加密算法(DES,TripleDES,Rijndael)对数据进行加密,防止数据在传输的过程中被窃??;使用SHA-1 标准算法对数据签名,防止数据被篡改。

用友U8可以使用北京数字证书认证中心颁发的数字证书或者第三方的数字证书,为U8系统申请并安装数字证书。当客户端登录验证用户身份的时候,对证书信息进行加密,签名传送到服务器端,由服务器端证书组件进行解密和验证签名,签名验证通过且为有效证书,则为合法登陆用户,可以正常使用U8系统。

7.4.个性化

U8产品在系统平台方面提供了各种支持个性化的应用,如自定义报表、门户的场景配置、工作流系统的流程配置,这样应用都统一存在于UAP平台上。

U8产品的常用的应用方面同样提供了各种个性化的配置,如果基础档案的自定义项、单据的格式定义、各种界面的配置等。

U8产品在业务功能上提供了各种参数设置用于支持不同企业用户应用要求。

 

7.5.易用性

l  报表:所见即所得的报表设计器和报表运行时丰富的界面交互能力,都充分的考虑了用户使用报表时的频繁操作动作和使用习惯。

U8UI框架:U8UI框架中模仿Visual Studio的界面样式,使开发人员很容易上手;U8UI表单布局视图设计器,允许用户通过拖拉的方式设计表单界面;表单的样式在设计时是什么样的,在运行时就是什么样的,体现了“所见即所得”。

7.6.易管理性

U8为管理者提供了各种管理所需要的权限配置、统计报表、预警查询等功能。系统提供的各种安全设置都为管理者提供了方便。

l  通过门户系统为管理者提供了更方便其应用的管理平台。

7.7.高负载

U8采用分层架构,支持分离部署,业务逻辑集中在应用服务器上,如果并发用户多,则应用服务器必须提供高并发访问服务的能力,通过负载均衡,将两个或两个以上高级服务器的主机连成群集,扩展服务器带宽,增加吞吐量,直接提高了服务器响应速度,避免了服务器压力大,性能下降的现象。

7.8.移动应用

用友ERP移动商务解决方案能满足企业随时随地移动办公的要求,系统支持移动电话、PDA 等移动通信工具,支持在线进行各种商务信息的移动在线发布和检索、财务业务等企业各项管理信息的移动在线查询分析、重要单据的移动在线审批。管理驾驶舱通过系统的预警平台设置、关键指标的设置,利用无线通讯技术、网络,以手机短信、PDA、电子邮件等的方式实时监控企业的经营状况。通过移动决策应用,达到对企业例外和异常情况的管理,从而使得企业的管理者无论身处何地,对企业的经营状况,了然于胸。

短信平台以Uf-mobile为基础,其支持群发和信息的双向传输、支持一对一的数据通路,扩展性强、安全、高效。在应用方面,提供短信审批单据,使企业管理者及时审批业务,提高工作效率; 提供业务预警,将各业务预警信息自动发送短信给相关人,提醒其处理业务,包含应收应付到期预警、安全库存预警、客户信用额度预警等;

8.项目实施方案

项目成功实施的保证首要是要采用标准的实施方法和实施规范。用友优普公司经过对多家企业及行政单位管理信息系统成功实施的经验总结,并结合国内外先进的实施方法和实施工具,同时结合我国的实际情况,设计出了一套标准的、科学的实施方法,既能提高系统实施的效率,也保证了酒店行业人力资源管理系统实施成功。

图表  用友优普实施方法流程图

8.1. 项目定义阶段

项目定义主要是针对项目人员,是指项目计划和项目有关初始约定的一系列相关活动。项目定义的主要任务是根据项目解决方案和酒店行业的目前情况,解决项目目标是什么,做什么,如何做,谁来做的问题。

项目定义阶段主要工作任务:

n 项目准备:即为项目实施作好相应的准备工作,包括前期项目分析、业务研究等。其中最重要的是项目一开始启动,就以书面形式通知客户作自己的项目准备工作,使客户在开始就参与进来。

n 项目实施调研。研究方案或合同,编写实施调研报告,设定总体实施目标和过程;

n 建立HR系统项目组织(通常包括项目实施指导委员会,项目实施小组,业务职能实施小组等);

n 用友优普和共同开发项目总体实施计划大纲和项目公约;

n 召开项目启动大会。

8.2. 业务蓝图阶段

业务蓝图阶段是指导在初步掌握系统标准业务处理的基础上,参照标准业务规程库,将目前自身的业务流程转化为能够在新系统中处理的业务流程,形成企业应用的新系统业务蓝图。

业务蓝图阶段是企业HR系统项目实施过程中关键的环节,蓝图定义的过程就是企业将自身业务流程转化为新系统业务流程的过程。在这个转化过程中,势必会遇到很大的阻力,甚至会在此阶段出现相当大的冲突。因此,必须给予这个阶段相当的重视,采用适当的策略,保证项目的总体目标。

业务蓝图阶段主要工作任务:

n 进行企业HR理论及标准产品培训;

n 进行经典规程学习、研究

n 进行现行业务流程整理

n 根据业务流程整理的结果,分别对现行业务流程与系统流程对应的结果进行记录;

n 根据现行业务流程对应的结果,制定企业新系统业务蓝图草案。

8.3. 蓝图实现阶段

蓝图实现阶段是将第2阶段所定义的企业业务蓝图,通过建立企业业务处理特征的业务仿真系统环境,模拟实现业务蓝图即业务匹配,从而确定企业实际业务处理规范,并以此为基础,建立起新系统业务应用框架、业务运行业务规程、数据准备方案、系统上线方案、客户化方案等一系列企业系统应用的策略和方针,最终确认业务蓝图。

业务蓝图实现阶段主要工作任务:

n 本阶段主要工作任务是以仿真方式运行系统,确认业务蓝图。并在此基础之上建立起新系统业务规程、上线准备方案、单元上线方案、最终用户培训方案、定义客户化方案等,建立起企业整体应用的系统框架;

n 准备业务仿真系统的静态数据和业务数据;

n 仿真运行关键业务流程;

n 确定基于系统的业务蓝图;

n 制定客户化方案;

n 制定系统数据准备方案、系统上线方案。

8.4. 上线准备阶段

上线准备阶段要为第5阶段企业单元或集团总部上线做全面的准备。具体讲,上线准备阶段需要为系统上线阶段准备出符合系统运行要求所必须的静态基础数据,也包括完成系统上线前的人员和环境准备各种任务。

上线准备阶段的具体工作如HR系统需要准备组织单元结构、职位体系、职员信息、系统权限等基础数据;全面上线系统所需要的应用网络硬件、软件环境,为系统上线阶段做环境方面的准备;建立企业HR系统应用策略与规程,培训出能够操作信息化系统的应用人员,以保证系统能够安全、稳定的运行。

上线准备阶段主要工作任务:

n 完成企业静态数据编码方案规划和设计,制定系统数据装入策略和计划;

n 按照系统要求及编码规则完成企业静态数据准备;

n 负责完成网络硬件、软件运行环境的检查工作;

n 完成HR系统应用配置;

n 完成系统应用策略与规程;

n 项目实施小组完成企业最终操作用户的培训工作。

8.5. 系统上线阶段

系统上线是指依据蓝图实现阶段的规划以及系统上线准备计划,将企业现行数据与业务切换到正式的系统之中,实现客户静态数据、动态数据的切换以及企业业务的正常运行的过程。在这个阶段过程中,如果出现业务蓝图的业务流程与系统及业务不对应,致使流程无法顺利运作,可以根据业务试运行情况,对系统??楹土鞒探械髡?,以保证整个系统的稳定运行。

系统上线阶段主要工作任务:

n 完成系统初始化准备和静态数据装入系统;

n 完成系统初始化,并对初始化数据进行核准、确认;

n 进行新增业务单据的处理。根据业务处理周期,在期末出具主要业务报告,并对报告数据进行核准、确认。

8.6. 验收交付阶段

验收交付是对在项目实施周期内,已完成的实施成果进行总结,并确认用友和项目组所做的项目实施工作,确认已达到的项目实施目标,通常称为项目的验收交付。

通过验收交付阶段后,代表项目终止。并可将系统移交到售后服务。

验收交付阶段主要工作任务:

n 整理项目实施文档;

n 项目实施总结;

n 召开项目验收会。


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